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《别让猴子跳回背上》:如何从下属受众抢回自己的时间?

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发表于 2018-12-24 06:00:00 | 显示全部楼层 |阅读模式
管理书籍】《别让猴子跳回背上》今今乐道读书会

实践应用
您收听的内容是我们对知识的提炼与再加工,如果你想全面了解书中内容,可以购买此书原版。

学什么?如何从下属手中夺回自己的时间

管理者的时间总是不够用,既要完成上级领导的要求,又要承担跨部门的沟通协调,还要应付客服、供应商,甚至政府机构。这时候,你的下属又带着问题麻烦你,你还有精力用于思考和判断决策吗?

沟通上级,协调部门,面对客户,这些,管理者必须给够时间;唯一的节约来源,是被下属挤占的时间。

今天的文章告诉你,怎么把原本属于下属的任务交还给下属,甩掉背上多余的“猴子”。焦头烂额的管理者想解脱,要把你的团队成员从坐等指示、事事请示,变成独立主动地行动。

你还会发现:

● 什么样的员工能放心交托任务;

● 为什么你给了下属责任也要给他自由;

● 为什么通过邮件安排工作不是一种好方式。


管理者焦头烂额,是替下属承担的任务太多

今天我们将与大家共同开启今今乐道读书会的第541本书:《别让猴子跳回背上》。

我有一个在港资企业工作的朋友,一直很忙,最近终于约她出来一起吃饭,但是她看起来却非常的憔悴。

刚一坐下来,她就开始抱怨自己每天都被老板催,同时还要遵守一堆繁琐的规章制度,工作就跟上坟一样。

我很好奇,老板和公司制度是没办法改变,但她手底下还有五六个员工呢,怎么还会这么累。再说,港资企业的工作量也没那么大啊。

她一通叹气:人手是不少,但一个也帮不上忙!有时候还得我替他们收拾烂摊子。

我就纳了闷了:那他们在做什么?

她却无奈的表示:我也不知道,貌似无事可做。

其实这种“管理者没时间,下属却没事做”的情况经常发生。而这种现象,在我们今天拆的这本《别让猴子跳回背上》书中,被作者称为任务逆转:也就是说,猴子从下属背上跳到了管理者背上。

那么“猴子”又是什么呢?作者在这本书里的解释是,猴子是指管理者和下属双方谈话结束后的下一个步骤,简单来说就是可以立马执行的任务。

那么谁才有“猴子”呢?双方谈话结束后,执行下一个步骤的人就有“猴子”。与“猴子”相关的人有两个,一个是执行者,一个是监督者。猴子在谁背上,就由谁负责执行。

为了更明确的解释什么是“猴子”,我们进入两个情境。第一个情境是:部门经理与下属在公司相遇,下属说:“我们遇到了一个棘手的问题。”经理听完描述后,就对下属说:“让我考虑一下,稍后给你答复。”俩人碰面前,需要执行任务的是下属,猴子在下属背上。俩人碰面后,猴子就跳到经理背上了。

第二个情境是:在一场工作会议结束后,上司对下属说:“10分钟内,给我一份详细的会议记录”。这个时候,猴子就在下属的背上,因为执行下一个步骤的是下属。

讲到这里,你应该就明白“猴子”的真正身份是什么了吧!大部分情况下,都是主管安排工作,下属执行任务,所以,猴子应该呆在下属身上。但事实却是,就像前面我讲的故事中的朋友那样,猴子并不总是在下属背上,反而经常跳到管理者背上。

那么管理者如何通过“猴子管理法”把不属于自己的“猴子”交出去?让自己背上的猴子越来越少呢?接下来我们就进入今天的三个拆书维度:
1. 猴子从哪里来?
2. 如何管理猴子?
3. 喂养猴子的六大规则

明确界定任务归属,不要承担员工的问题

这一部分,我们通过一个故事来分析猴子从哪里来,又是如何跳到管理者身上的。

威廉是一家公司的中层主管,他有四个下属。星期一早上,当他从外面走向他的办公室时,他的一个下属乔治,过来向他请示工作。他听完乔治的描述后,略想了会,说:“我需要想一下,再告诉你怎么做。”一只猴子跳到了威廉的背上。

接着,另一个下属麦克过来提交他的工作报告,这份报告有点长,威廉翻了几页后,电话响了,他跟麦克说:“我看完报告,晚些回复你。”于是,又一只猴子跳到了威廉的背上。

接二连三的,他的下属一个个进来向他汇报工作。每当下属离去的时候,就会留下一只猴子在威廉的背上。很快,威廉的办公室里猴满为患。

当他带着猴群走出办公室时,发现他的下属们在座位上无所事事,随时准备询问自己:主管,您这件事考虑的怎么样了?我们下一步应该怎么做?

他不禁迷惑,为什么他的员工不会自动自发地扛起责任?而他自己却因为猴子太多,已经无暇顾及自己的工作了。威廉开始考虑问题出在哪里。他回想起他在工厂当计时员的第一份工作。

那时候他和小伙伴们会在周末到工厂加班赶进度,而他们的上司在球场打球。而现在当他成为上司,他还是在办公室里加班,而他的下属却无所事事。他突然意识到,那些下属不是在替他工作,反而是他在替他的下属们工作!他越是帮下属们解决问题,他的下属们越会给他带来更多的猴子。他的下属在他的训练下,变成了一群只会推诿责任,而不是积极执行任务的员工了!

当他意识到这一点后,他决心要改变这种现状。于是他离开办公室,回家过了一个愉快的周末。然后在下一个工作日来到公司,决心把猴子还给猴子原先的主人。

他把下属们一一叫进办公室,每次会谈的目的就是抓出一只猴子,将它放在两人之间的桌上,一起想办法让他的下属负责下一个任务,并确定时间,随时问他们的工作进度。

有些猴子很费周折,下个步骤一时无法确定。威廉于是让猴子在下属背上过夜,要求下属回他的办公桌考虑好下一步需要做什么,怎么做,等到第二天再碰面沟通。第二天还是无法确定,就再让下属背着猴子继续想办法。

终于,威廉把猴子都还给了下属,他终于可以翻开他的日历,安排他的日程——做一些能发挥判断力和影响力的事情,可以提升他职业生涯的事情。

而背负猴子的他的下属乔治,则需要考虑工作内容和控制工作进度,每当他遇到问题,求助威廉时,威廉不再一味地接手工作,自己闷头开干,而是会先界定好这是下属的任务,他需要自己解决。那么这时候,管理的方式就彻底发生了改变,猴子总是在下属的背上。乔治通过“猴子管理法”,彻底拜托了“任务逆转”的情况!

虽然乔治距离成为能够独当一面的执行者,还有一段很长的路要走,但整个旅程,他已经踏出了第一步。
学会“安肯自由量表”,放心地把工作交给别人

威廉夺回自己时间的一个关键动作就是:把猴子放回下属的背上。但是要把猴子放心地交给下属,也需要下属的配合。

下属如何能够更好地配合工作,作者在这本书中也进行了分析,提出了“安肯自由量表”。安肯自由量表一共有五个层级,由高到低,主要是用来显示下属执行任务的自由程度。
(5)独立行动,例行性报告(最高层级)。
(4)行动,但需要向上司请示。(意味着下属的报告频率超过执行力度)。
(3)员工提出建议,按照规划执行任务。
(2)向上司请示做什么。
(1)什么也不干,只等待指示。(最低层级)。

在这五个层级中,前两个层级,也就是等待指示和请示做什么的下属,完全掌控不了工作内容和进度,会大量占用管理者的时间。而第三层级以上的下属,都是能够立刻执行任务的人,所以管理者可以放心地把“猴子”交给他们。

接下来的问题就是,管理者如何训练自己的下属成为第三层级以上,也就是能够立即行动的员工呢?在这里,安肯也提出了两项建议:
(1)通过让下属写工作报告的方式,去掉“等待指示”和“请示怎么做”的习惯。从而很明确的知道自己接下来的任务。当然,这也是通往第三层级的必经之路。
(2)对于第三层级,也就是按照规划执行任务的下属,管理者需要培养他们向自己勇敢表达想法和提建议的能力,从而成为能够独挡一面的人物。

而当你的下属都能独挡一面时,你就可以最大限度地减少被下属占用的时间,从而获得更多的可支配时间,用来提升自己的判断力和影响力,提升自己的职业生涯。

掌握“喂养猴子”的六大规则,重获团队的信任与支持

人的问题解决后,接下来就是程序的问题:如何喂养猴子。杰克在一家公司担任执行副总裁,工作尽心尽力,他会每天提早半小时进办公室,钻进电子邮件信箱,把前一天所有的销售与运营报告消化掉。然后把数据记在脑海,想出一堆点子,然后在公司内到处走动,把一个点子分配给甲,另一个点子又分配给乙,在公司里找出一堆猴子。

他所做的这些事让很多人分心,不知所措,不堪重负,所以很多人对他很不满。当他知道自己的问题后,开了一个特别的会议,清点了猴群,把对股东、客户或者员工利益不相关的猴子,全部射杀了,并确定了照顾与喂养猴子的规则。规则发挥作用后,杰克也慢慢收获了信任与支持。

那么喂养猴子的六大规则是什么呢?

1. 喂养它们,或射杀它们,但千万不要让它们活活饿死。作为一名管理者,如果只顾分派任务,而不去关注任务的阶段性结果或最终结果,最终只会导致分派的任务没有结果。所以首先就要明确哪些猴子值得养,是否急着喂食,如果是重要且有时效的,就要优先喂养。杰克一开始就是不加区分地抓猴子,结果猴子无法得到很好的喂养,饥饿的猴子、猴子的尸体到处都是。

2. 只要你找到需要喂养的猴子,你的下属就得找出时间喂食它们,但千万不要过量。当管理者把不需要的猴子杀掉时,对剩下需要喂养的猴子就一目了然了。每一只需要喂养的猴子,你的下属都必须找出喂养他们的时间。也就是说,在你分派给下属任务的同时,一定要与下属明确下次工作汇报的时间。同时,管理者要求下属喂养的猴子一定不要过量,而且喂养的猴子最好有主次之分,这样下属才能对所要完成的事情进行优先级排序,合理安排自己的计划和节奏。

3.按照喂食进度表上的时间和地点喂养猴子是下属的责任,主管不必再沿途追逐即将饿死的猴子,胡乱地喂食。这里涉及到两个技巧:一是授权——尽可能在下属处理的范围内,给与对等的责任与行动自由。让他们独立工作,但在他们需要你协助喂食时,务必要在他们身边。二是程序标准化——让大部分的猴子按照标准程序喂养(例如工作标准化)。

4.如果有冲突发生,预定喂食猴子的时间可在任何一方的提议下,做出变更,但不被视为延误。但事情毫无进展不能作为重新安排喂食时间的借口。

5.无论如何,尽可能面对面与下属沟通喂养猴子的工作安排,至少要使用电话,而不要通过邮件、报告等形式进行,以免造成误解和延误。

6.页数多的报告应该在一页的摘要中写清楚,以便展开立即对话,不把报告留在主管手上,不让猴子有机会跳到主管背上。

牢记这六大规则的目的在于,既喂养了猴子,又减少了下属占用的时间,主管能有更多自己可支配的时间,用于提升自己的判断力和影响力,提升自己职业生涯。

总结

在中国,很多民营企业还是依靠企业家早期单枪匹马打下的江山,可以说企业的成功就是企业家个人的成功。在这种能人体系里面,组织能力和员工能力基本上都被企业家的个人能力取代了。

而“猴子管理法”的核心恰恰在于,从企业家的能人体系转变成以员工为核心的组织能力。而支撑这一转变的就是,企业家能真正地把企业的成长建立在员工成长的基础上。因为无论一个企业家能力有多强,他都有离开的一天,而只有依赖于所有员工的组织,才能让企业获得持续的发展。

最终,员工能否获得成长,能否变得独立,以及能否承担责任,这才是让员工照顾好自己的猴子的意义所在!

最后,我们来总结一下,管理者管理好“猴子”的三个步骤:
1. 物归原主:无论何时,确保猴子在下属背上。若一时无法解决问题,宁愿让猴子在下属背上过夜,也不要转移到主管背上。
2. 授权与训练:通过充分授权和训练,使下属成为工作团队中能够独当一面的合作伙伴,而非事事请示的一、二层级执行者。
3. 确定规则:主管和下属确定喂养规则,让大部分的猴子按照标准程序喂养,主管只需跟进,不必沿途追踪、自行喂食。
最后,管理者一定要时刻记得只有减少被下属占用的时间,才能增加自己的可支配时间,才能有时间提升自己的判断力和影响力,提升自己职业生涯。(拆书人:欢喜)

《别让猴子跳回背上》金句:学会“猴子管理法”,别让下属错误地侵占你的时间。
此为本书书稿的删减版,更多详细内容请听完整音频。

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